Новые требования по оформлению путевых листов.

В декабре вступают в силу несколько важных приказов Минтранса России (от 07.11.2017 № 476, от 06.04.2017 № 141), определяющих порядок оформления документов при эксплуатации транспортных средств.
Во-первых, с 15 декабря в путевом листе надо указывать ОГРН учреждения.
Во-вторых, с 24 декабря предрейсовый контроль технического состояния транспорта надо проводить по новым правилам. Этими правилами, в частности, установлены:
— требования к работникам, которые будут проводить проверку техсостояния;
— перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые надо проверить;
— перечень реквизитов, которые должен содержать журнал регистрации результатов контроля.
Чтобы не было разногласий с ревизорами при списании ГСМ, бухгалтерии лучше взять на контроль несколько важных вопросов.
1. Используемые учреждением формы путевых листов в любом случае утвердите локальным актом. Можно применять и утвержденные Госкомстатом формы, включив в них недостающие обязательные реквизиты из перечня, приведенного в Разделе II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
2. Если в путевом листе нет отметок о проведенном медосмотре водителя или предрейсовом контроле техсостояния проверяющие могут оштрафовать по ст. 12.31.1 КоАП РФ. Однако это не означает, что на основании этих путевых листов нельзя списать ГСМ с учета. Главное, чтобы был подтвержден служебный характер поездок.
3. Напишите в локальном акте учреждения, каким образом будете детализировать маршрут движения в путевых листах. Учитывайте при этом рекомендации органа — учредителя. Детализация маршрута должна быть достаточной, чтобы надежно обосновать расходы. А вот указание каждого дома или улицы по маршруту движения — это уже перебор…
4. Списывайте ГСМ на основании первичного документа — Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). А путевой лист используйте как основание для:
— расчета объема израсходованного топлива и обоснования его списания;
— контроля рабочего времени водителя;
— подтверждения срока командировки при использовании личного или служебного транспорта для проезда в командировку;
— начисления компенсации за использование личного транспорта.
5. Путевые листы не относится к бланкам строгой отчетности, поэтому их изготовление из материалов типографии надо отражать в учете по КОСГУ 340.
6. Путевые листы можно оформлять на срок от 1 дня до 1 месяца включительно. Однако, если вы решили оформлять их на несколько дней, обязательно предусмотрите в форме возможность указания отметок о проведении медосмотра и техконтроля при каждом выезде транспортного средства.
7. Расходование ГСМ сверх установленных норм — не всегда нарушение. Однако при превышении норм обязательно должно быть проведено разбирательство. Возможно, по итогам этого разбирательства будет выявлено злоупотребление и в учете надо будет начислить доход по компенсации нанесенного учреждению ущерба. Однако возможна и другая ситуация — превышение норм обусловлено неисправностью автомобиля и надо будет запланировать его ремонт.